一個外企女秘書的日記(31)_譚一平

三十一

　　十月

　　秘書在為領導收集資訊材料之前，一定要弄清領導的真正意圖。在瞭解領導的真正意圖的基礎上，再對收集的材料進行鑒別、篩選和整理分析。如果暫時還不瞭解，就寧肯讓材料粗一點，也不要把領導真正想要的東西給弄丟了。

　　帶泥的洋蔥

　　十月某日

　　上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導小石整理公司來客登記簿。因為收集資訊是秘書的一項重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟著學。

　　「小石，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆劃排列，而要按他所在公司的筆劃順序排列。」

　　孟姐讓小石將已經排好的客人名單順序重排。

　　「為什麼?」

　　「是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業務的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應該以客人所在公司的筆劃來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是，北京通達科貿公司的副總經理劉允。將來只要一看到劉允的姓名，首先應該想到是北京通達公司。通達是一九九五年註冊成立的，註冊資金1000萬元人民幣，主要業務是代理銷售我們東岩公司的產品，平均每年的銷售額在400萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經理叫李明，是我們薑總在北大荒下鄉時的戰友……」

　　小石輕輕地歎了口氣，她沒想到來客登記簿上「劉允」這麼簡單的兩個字，在孟姐的頭腦裡竟包含了這麼多資訊。她以為只要把劉允的姓名和電話號碼往電腦裡一存，就算是完成了「資訊收集」工作。即使是瑪麗和我，在秘書專科學校，也沒專門學過這方面的知識。這就是實踐經驗。

　　孟姐不愧是總經理的專職秘書。她這種認真細緻的工作作風，真值得我們這些小字輩的秘書學習。我什麼時候才能達到孟姐這種水準?

　　中午，天空突然烏雲密佈，暴風雨似乎馬上就要來臨。

　　下午一上班，投資部就送來一份「天津巨集星公司情況介紹」的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。

　　也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如「非要……不可」的句子，像口語那樣把後面的「不可」兩個字漏掉了；於是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新列印送給孫總。

　　孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：「小於，這份材料你加工處理過，是吧？」

　　「是的，」我不清楚孫總問這話的意思，「我只是對其中的文字潤色了一下。」

　　「小於，你應該知道我要這份材料的目的。我想瞭解宏星公司的資產狀況，但是更想瞭解宏星公司目前管理層的狀況。他們現在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何，管理、開發和銷售各占什麼比例，他們對我們將要進行的控股投資的態度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這麼幾個乾巴巴的數字和幾條標語口號，你知道嗎？」

　　孫總的臉越拉越長。

　　「小於，我是經理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷?

　　把我的大腦留給我，好嗎?」

　　窗外已是電閃雷鳴。看我手足無措的樣子，孫總態度緩和了一些：「是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭彙報。」

　　投資部的人彙報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎麼回事，我把事情的經過大致說了一遍。孟姐安慰我說：「小於，當秘書沒有不出現差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪裡嗎?」

　　我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。

　　「小於，我給你講個小故事吧。這是我剛當秘書時，我的美國老闆講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?」

　　她倆馬上湊了過來。

　　「事情是這樣的。一天，我的美國老闆坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老闆的父親是個農場主，老闆小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這麼久了，第一次看到那麼新鮮的洋蔥，所以感到很親切。回到辦公室以後，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來。可是，當秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥只剩中間的那一點小芯了。為什麼？原來當總務科的辦事員將洋蔥買回來之後，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務科長後，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書後，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老闆當初想要的那種洋蔥了。所以，老闆當時就把秘書狠狠地訓斥了一頓。」

　　我明白了孟姐這個故事的真正含義。

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