一個外企女秘書的日記(6)_譚一平

六

　　麻風病人

　　三月某日

　　昨晚紛紛揚揚下了一夜的雪，今早西北風又嗚嗚地刮個不停，整個世界仿佛都掉進冰窖裡去了，讓人從心裡感到了寒意。在人們已隱隱約約聽見了春天的腳步的時候，還下這麼大的雪，的確少見。

　　今天是星期五，下午四點開始，秘書科開例行的工作小結會。

　　「鈴……」小石桌上的電話鈴響了。

　　「是我。你找我有什麼事……我正在開會。」說著，小石就把電話掛了。小石昨天才正式上班。

　　會開完了。

　　科長問：「小石，剛才是誰來的電話？」

　　「是我表哥。」

　　「哦。」

　　科長點點頭，之後對大家說：

　　「你們大家都給我記住，作為秘書，你們永遠不能說『你找我有什麼事嗎？』這句話！小石，剛才即使是你表哥，你也不能這麼跟他說話。」

　　「我表哥他非常無聊……」小石想分辯。

　　「作為秘書，就不能養成這麼說話的習慣！」

　　科長打斷了小石的話。

　　「不管是打電話還是直接上門來，客人找你肯定就是有事。沒事他找你做什麼？不管是什麼事，作為秘書，你都要熱情接待。你問客人『你找我有什麼事嗎？』表面上是很禮貌，實際上是一種冷淡，而且是從骨子裡表現出來的冷漠。你們可能沒享受過這種『待遇』，沒有這方面的體會；我是深有體會的！就是在前幾天，我到一家公司去，對方的秘書小姐也是這麼問我，讓我感到非常彆扭，覺得自己是個小偷，還沒進門，就要接受盤問。其實，她只要稍微換一種口氣，問『你找我是什麼事？』我心裡就會好受得多！」

　　「我想補充一點。」

　　孟姐接著科長的話題，不緊不慢地說：「還有一些秘書喜歡問客人＇你預約了嗎＇，這種說法跟＇你找我有事嗎？＇一樣，容易讓客人反感。作為秘書，客人預約沒預約，你自己心裡應該有數，所以，這麼問客人就是失職；客人沒有預約不請自來，那是他們沒有禮貌，但你不能用＇你預約了沒有？＇這種冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客氣地問對方預約了沒有，實際上是告訴客人，我知道你沒有預約，你不請自來，讓我討厭。別人不走斑馬線橫穿馬路，你就有理由開車去撞他？客人既然上門了，作為秘書，你就得無條件地熱情接待，不能因為他們沒有預約而怠慢他們。」

　　「沒有預約，怎麼接待？」小石認真地問。

　　這應該是常識，但孟姐還是很認真地對小石說：

　　「首先要弄清來客的姓名、所在的公司或單位，有什麼事情。如果客人點名要與某某見面，就應當立即與當事人聯繫。但是，在聯繫好之前，不要給客人肯定的答覆，因為當事人可能不在，也可能不願見這位客人。如果是不願見這位客人，你就要這樣答覆人家：『實在對不起，某某不在家……』。這樣，你就不至於給客人留下一個缺乏誠意、為人冷漠的印象。」

　　「對！」科長說，「秘書最可怕的就是冷漠，而最可貴的則是熱情。有熱情才有親和力。如果你們幾個要問自己是否已成為一個合格的職業秘書，你們就問問自己，我身上有沒有這種親和力。」

　　「科長，什麼是親和力？」瑪麗有意將科長的軍。

　　「親和力就是與人為善，助人為樂，在保持自己心身愉快的同時，讓你周圍的人也感到愉快，使他們願意和喜歡與你一起工作。」

　　科長似乎也沒好好琢磨過「親和力」這個詞的確切含義。與做理論家相比，秘書更應該是個實幹家。

　　「親和力也可以說是一種氛圍，在自己幫助別人的同時，自己肯定也會得到別人工作和情誼上的回報。」

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