一個外企女秘書的日記(16)_譚一平

十六

　　我第一次見到孫總猶豫不決。我能理解，接吧，也幫不上忙，解決不了問題，解釋也是多餘；不接吧，多年的客戶，多年的朋友，而且還是安徽老鄉。

　　「小於，還是你幫我處理一下吧。」孫總猶豫了一陣後說。

　　回來到自己的座位，我拿起電話筒對關總說：「關總，實在對不起，幾個辦公室都找了，沒見著孫總；等我見了他，我一定會把您的情況向他彙報。」

　　「謝謝，請你一定幫忙。」那邊關總把電話掛了。

　　為了保證公司領導能集中精力靜下心來考慮一些大事要事，或者協助領導處理一些他們不想處理的事，秘書必須要給領導「過濾」一些來電來訪。有時候，有些科室對一些既不能答覆又不能回絕的電話或客人，也會推到秘書部門來。「擋駕」也是我們秘書的一項日常工作，而且是一項非常重要的日常工作。一個優秀的職業秘書應該對自己的領導比較熟悉；如果瞭解他的人際交往範圍、思維方式、工作方法和價值觀念的話，在一般的情況下都能判斷自己是不是應該「擋駕」和用什麼方法「擋駕」。

　　「于姐，今下午孫總沒開會，你為什麼在電話裡說孫總＇剛剛散會？』」

　　「這就好像打仗一樣，一有情況，我就得趕緊給自己找一個制高點，可以做到進可以攻，退可以守。」我開玩笑說。

　　「進可攻，退可守，是什麼意思？」小石問。

　　「因為這種電話來得突然，我吃不准孫總到底是不是願意接，所以，我說『剛剛散會』，就是給自己留下一個可以迴旋的餘地。我把對方的情況向孫總彙報，如果孫總願意接電話，我就可以向對方說，我剛找到孫總，把電話轉給孫總；如果孫總不願意接，我就說還沒找到孫總。」

　　「那說『孫總正在開會』不一樣嗎？現在大家似乎都用這個藉口。孫總願意接，他就出來接，孫總不願意，你就說孫總開的這個會很重要，走不開。」

　　「小石，你從對方的角度來考慮試試？如果你打電話找對方的領導，對方說自己的老總開的會很重要，他抽不開身，不能接你的電話，你會怎麼想？你肯定會有些不痛快，心裡會想：『第一，你們的會就一定那麼重要嗎？我這邊火燒眉毛了，你們還能無動於衷嗎？使用者第一，客戶至上的口號到哪裡去了？第二，你們的會再重要，中斷幾分鐘，接個電話，天就會塌下來嗎？』如果是這樣，就有可能把雙方的關係弄僵。」

　　「這就是說，秘書和領導，像唱戲似的，一個唱紅臉，一個唱白臉，是吧？」小石問道。

　　「小石，你理解完全錯了。」我說，「秘書在這裡，既不是唱紅臉，也不是唱白臉；秘書雖然撒了謊，但絕不是為了欺騙。給領導『擋駕』，一是因為領導太忙，二是領導可能有苦衷；所以，『擋駕』不是為了斷絕外交關係，而是為了取得對方的諒解。如果老是抱著唱紅臉的想法，會把所有的人都得罪光的，那你這個秘書也就沒法做了。」

　　「看來當秘書還得學會撒謊。」小石似乎深有體會。

　　看得出當秘書時間不長，她還不能品出其中三昧。這不能叫作撒謊，應該叫婉轉拒絕的藝術，因為在保護他人的面子的同時，也保護了自己的形象。

　　給領導擋駕是一件千萬不能掉以輕心的事。如果擋錯了，肯定要挨駡，如果你不擋，更要挨駡。比方，有些客人雖沒有提前約好，但他找領導談的事很重要。你就要首先問清楚客人的身份，問清身份以後，問他來訪的目的是什麼。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找領導有什麼事情。如果領導正在開會，你就要根據他所要談的事情的性質，決定接待的方法。如果只是一般的具體業務，就把他介紹給具體的業務部門；如果他來談的事情的確很重要，就要請他在接待室稍等，自己以「我去找一下領導」為由，進去向領導請示；如果領導正在開會，就寫張紙條遞進去，請領導決定見與不見。當然也有客人情緒比較激動，架子比較大，直接要見領導。這時候，作為秘書，態度一定要好

　　，不管客人說話多沖，你的態度還是要熱情和親切。

　　不管你用什麼方法擋駕，無論是對公司內部的職員，還是對公司外面的客人，在拒絕之前先要傾聽，盡可能地讓對方把處境與需要講得更清楚一些。耐心地傾聽能讓對方產生被尊重的感覺，當你婉轉表明自己拒絕的立場時，儘量做到不傷害他，而且不會讓人覺得你在應付了事。總而言之，秘書要在「擋駕」之後還能保持與各方面的良好關係，因此，秘書在運用各種方法擋駕時，必須誠實。對內還好說一些，如果是對外「擋駕」，給人一種耍小聰明，為人不誠實的感覺，事後去補救就相當困難了。

　　也許正是由於這個原因，現在社會普遍認為，秘書這麼「撒謊」並不算欺騙；從某種意義上講，它已經成為秘書必備的職業技能。

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